Häufige Fragen Einrichtungen
1. Wer kann an dem Projekt GAP teilnehmen?
Eine Projektteilnahme ist für alle vollstationären und ambulanten Langzeitpflegeeinrichtungen, sowie Einrichtungen der Tages- und Nachtpflege und der Kurzzeitpflege möglich, die einen Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI haben. Wichtig ist, dass alle interessierten Einrichtungen auch die Möglichkeit haben, Maßnahmen zur Verbesserung der Vereinbarkeit von Pflege, Familie und Beruf in Eigenregie umzusetzen. Wenn erforderlich, sind rechtzeitig Mitarbeitendenvertretungen oder Betriebsräte einzubeziehen.
2. Wie erfolgt die Einteilung eines Coaches zur Einrichtung?
Ausschlaggebend ist die regionale Nähe von Coach und Einrichtung, um die Fahrzeiten für den Coach zu minimieren. Eine regionale Zuordnung können wir aber leider nicht in jedem Fall gewährleisten. Sofern dies nicht möglich ist, erfolgt eine zufällige Zuteilung eines Coaches zur Einrichtung. Es ist nicht vorgesehen, dass ein Coach seine eigene Einrichtung berät („Blinde Flecken“). Eine Beratung bei einer Einrichtung vom gleichen Träger ist möglich. Ein erstes Kennenlernen (z.B. Telefonat) vor dem Start der Einrichtungsberatung ist vorgesehen.
3. Gibt es eine finanzielle Unterstützung für die Einrichtungen, um die Beratungsleistung zu bezahlen?
Die Höhe der Kosten hängt von der Anzahl der Beratungstage der Coaches ab, die jede Einrichtung mit ihrem Coach gemeinsam festlegt. Für Einrichtungen ab 26 in der Pflege tätigen Mitarbeitenden werden die Projektkosten seit 2024 mit bis zu 50 % aus dem Ausgleichfonds der Pflegeversicherung (§ 8 Abs. 7 SGB XI) gefördert – je teilnehmender Einrichtung mit maximal 7.500 € je Kalenderjahr. Es ist daher mit Eigenkosten von ca. 2.300 € bis zu 7.500 € zu rechnen. Für Einrichtungen mit bis zu 25 in der Pflege tätigen Mitarbeitenden werden die Projektosten mit bis zu 70 % gefördert, maximal mit 10.000 € pro Kalenderjahr. Die Eigenkosten liegen dann zwischen ca. 1.400 € und 4.285 €.
Des Weiteren wurde von der Geschäftsstelle GAP eine Fördermitteldatenbank erstellt, um es Einrichtungen zu ermöglichen im Verlauf des Projektes ggf. weitere Fördermittel zu beantragen.
Diese Fördermitteldatenbank wird allen Einrichtungen im Projektverlauf zur Verfügung gestellt.
4. Wie hoch ist der finanzielle Maximalaufwand für die Einrichtungen und welche Leistungen sind dafür inbegriffen?
Die Kosten hängen von dem Umfang der Beratungstätigkeit durch die Coaches ab und liegen bei max. 7.500 € pro Kalenderjahr. Für Einrichtungen mit bis zu 25 in der Pflege tätigen Mitarbeitenden liegen die Kosten bei max. 4.285 € pro Kalenderjahr. Wenn Sie sich für eine Teilnahme an dem Projekt GAP entscheiden, erhalten Sie eine Bedarfsanalyse, welche Handlungsfelder für die Verbesserung von Arbeitsbedingungen identifiziert, zwei Mitarbeiterbefragungen, eine einrichtungsindividuelle Auswahl von passenden Leitfäden sowie eine Beratung durch einen geschulten Coach. Inbegriffen sind auch Schulungen für Führungskräfte, damit diese nachhaltig Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Pflege, Familie und Beruf umsetzen können.
5. Was ist bei der Beantragung der Fördermittel zu beachten?
Die Geschäftsstelle GAP ist Ihr Ansprechpartner im Projekt. Sie bereitet auch Ihren Fördermittelantrag vor, sodass Sie diesen nur noch unterschreiben und bei der zuständigen Pflegekasse einreichen müssen. Sobald Sie eine Rückmeldung der Pflegekassen erhalten, geben Sie der Geschäftsstelle GAP und Ihrem Coach Bescheid, sodass unter Voraussetzung der Bewilligung der Fördermittel, die Implementierung der Leitfäden beginnen kann.
Nach Abschluss des Projekts werden die Rechnungen bei der Pflegekasse eingereicht, sodass Sie die anteilige Erstattung der Beratungskosten erhalten.
6. Mit welchen Zahlungszeitpunkten ist für die Pflegeeinrichtungen zu rechnen?
Die Zahlungsmodalitäten halten Sie mit Ihrem Coach im Beratervertrag fest. In der Regel wird Ihr Coach die erste Rechnung nach Abschluss der Bedarfsanalyse (insg. 2,5 Personentage) stellen. Die weiteren Rechnungsstellungen folgen dann während der Implementierungsphase der Leitfäden sowie zum Abschluss des Projekts.
7. Wie hoch ist der Zeitaufwand für die interne Projektleitung?
Die interne Projektleitung betreut die Beratung des Coaches in Ihrer Einrichtung. Zu den Aufgaben zählen Vor- und Nachbereitung von Treffen mit dem Coach sowie die Begleitung der umzusetzenden Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen in der Einrichtung. Der Zeitaufwand hängt dabei von der Anzahl sowie der Art an umzusetzenden Leitfäden ab. Ein grober Richtwert ist ein Aufwand pro Beratungstag eines Coaches zu interner Projektleitung von eins zu zwei Tagen.
8. Wie viele Leitfäden werden ungefähr umgesetzt?
Im Rahmen der Beratung werden mindestens 1 bis maximal 6 Leitfäden umgesetzt. Die Anzahl an umzusetzenden Leitfäden hängt dabei von der Bedarfsanalyse und dem dort festgestellten Bedarf sowie von dem zwischen Ihnen und dem Coach festgelegten Umfang der Beratungstätigkeit ab. Sie als Einrichtung können nach der Bedarfsanalyse entscheiden, ob Sie eine umfangreiche oder reduzierte Beratungstätigkeit in Anspruch nehmen möchten. Je mehr Leitfäden umgesetzt werden sollen, desto mehr Beratungstage sind erforderlich und umso länger dauert das Projekt.
Nach dem Projektabschluss werden Sie in aller Regel in der Lage sein, weitere Bereiche eigenständig zu verbessern. Ihnen stehen dazu dann alle Leitfäden des Projektes zur Verfügung.
9. Wie erfolgt die Evaluation des Beratungsprojektes, um zu erfahren, ob sich die Arbeitsbedingungen in unserer Einrichtung verbessert haben?
Vor der Auswahl und Umsetzung der Leitfäden, welche konkrete Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen umfassen, findet eine erste Mitarbeiterbefragung statt. Eine zweite Mitarbeiterbefragung erfolgt kurz vor dem Abschluss des Beratungsprojektes in Ihrer Einrichtung. Somit können Sie basierend auf den Angaben Ihrer Mitarbeitenden nachvollziehen, ob diese zufriedener sind und die Maßnahmen effektiv sind. Zudem erhalten Sie zum Ende des Projekts einen Feedbackbogen, um die Einrichtungsberatung zu evaluieren.
10. Wann können / müssen wir uns spätestens anmelden?
Die Projektlaufzeit endet im Dezember 2024. Eine Anmeldung ist derzeit noch möglich. Sie sollten die frühestmögliche Anmeldung in Betracht ziehen, damit die Geschäftsstelle GAP die Planung eines Coaches für Ihre Einrichtung beachten und somit Ihre Einrichtung für die Beratung berücksichtigt werden kann.
11. Wir haben uns bereits angemeldet. Was sind die nächsten Schritte?
Das freut uns! Als nächstes werden wir Sie von der Geschäftsstelle GAP kontaktieren. Basierend auf Ihrem angegebenen Startdatum melden wir uns rechtzeitig bei Ihnen, um die Einrichtungsberatung (Einreichung Fördermittelantrag, Organisation der Mitarbeiterbefragung) vorzubereiten.
Über einen regelmäßigen Newsletter (wird ca. alle acht Wochen versendet) halten wir Sie über das Projekt GAP auf dem Laufenden. Wenn Sie Interesse an dem Newsletter haben, geben Sie uns gerne über unser Kontaktformular eine Rückmeldung. Anschließend nehmen wir Sie gerne in den Verteiler des Newsletters auf.