GAP - gute Arbeitsbedingungen in der Pflege

Spannende Neuigkeiten

Alle GAP-Projekte werden dank einer Gesetzesänderung mit 50 % gefördert - kleine Einrichtungen sogar mit 70 %!

Seien Sie dabei und nutzen die Chance, mit GAP Ihre Arbeitsbedingungen zu verbessern!

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Coaching-Themen

Zu den häufig vorkommenden Problemfeldern in Pflegeeinrichtungen, wie Dienstplanerstellung, Personalgewinnung oder Mitarbeiterkommunikation, wurden bereits mit dem Pilotprojekt 2019 praxisorientierte Leitfäden zur Umsetzung guter Arbeitsbedingungen entwickelt. Diese wurden mit dem Nachfolgeprojekt GAP auf den Schwerpunkt Vereinbarkeit von Pflege, Familie und Beruf überarbeitet und weiter- als auch neu entwickelt. Die Leitfäden sind auf die Coaching-Themen abgestimmt.

Die Leitfäden umfassen Hintergrundinformationen und konkrete Maßnahmen zu diversen Themen mit dem Ziel, die Arbeitsbedingungen im Sinne einer Vereinbarkeit von Pflege, Familie und Beruf zu verbessern. Sie setzen den Rahmen für die anzustoßenden Veränderungsprozesse in den Einrichtungen.

Der Aufbau der Leitfäden ist so gestaltet, dass es den umsetzenden Personen einen schnellen und verständlichen Einblick in die Thematik, die Maßnahme(n) und deren eigenständige Umsetzung gibt. Alle Leitfäden folgen dem PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act).

Im Projekt GAP gibt es 25 Leitfäden, die folgenden fünf Schwerpunktbereichen zugeordnet sind:

  • Arbeitszeit- und Dienstplangestaltung
  • Kommunikation mit Beschäftigten
  • Personalentwicklung, Qualifizierung, Führung
  • Kommunikation mit Kunden
  • Familienfreundliche Unternehmenskultur

Viele Pflegeeinrichtungen und -dienste sind schon dabei, ihre Arbeitsbedingungen mit Hilfe von Coaches zu verbessern. Damit Sie sich einen besseren Eindruck machen können, welche Maßnahmen hinter den einzelnen Leitfäden stecken können, finden Sie nachfolgend eine kleine Auswahl an bereits umgesetzten Maßnahmen je Themenbereich.

Praxisbeispiele von bereits umgesetzten Coaching-Maßnahmen

Arbeitszeit- und Dienstplangestaltung

Leitfaden Arbeitszeitorganisation:

  • In einer stationären Einrichtung wurden die Arbeitszeiten von einer 5,5-Tage-Woche auf eine 5-Tage-Woche umgestellt. Nach einer erfolgreichen zweimonatigen Testphase in einem Wohnbereich, wurden die neuen Arbeitszeiten auf die ganze Einrichtung ausgerollt.
  • Eine weitere stationäre Einrichtung hat ein Stand-by-Dienst-Konzept für Wochenend- und Feiertagsdienste erstellt und implementiert. Dieses Konzept befindet sich gerade in der Testphase.

Leitfaden Dienstplangestaltung:

  • In einer stationären Einrichtung wurden Leitungskräfte zum Thema Brutto-/Nettoarbeitszeitberechnung sowie zur Neugestaltung der Dienstzeiten unter Einhaltung der geltenden Personalschlüssel gecoacht. 
  • Eine weitere stationäre Einrichtung hat sich entschieden einen Gesamtdienstplan für alle Wohnbereiche zu entwickeln. Dieser wird zurzeit implementiert und anschließend evaluiert.

Leitfaden Urlaubsplanung:

  • Zur besseren Planbarkeit der Urlaube erarbeitete eine ambulante Einrichtung eine neue Vorlage zur Beantragung und Gewährung von Urlauben sowie eine dazugehörige Checkliste die im Vorfeld wichtige, zu prüfende Aufgaben enthält.

Leitfaden Pausen:

  • Eine stationäre Einrichtung hat sich für die Erstellung eines Pausenplans entschieden (wer geht wann, wie lange in die Pause, wie sind die Vertretungsregelungen sowie eine notwendige Rufbereitschaft) und arbeitet bereits erfolgreich mit diesem Konzept. 
  • Die Einrichtung hat sich außerdem für eine Neugestaltung der Pausenräumlichkeiten entschieden. Mit dem Coach und den Mitarbeitenden zusammen wurde eine Planung zur Gestaltung eines neuen Aufenthaltsraums erarbeitet, die zurzeit umgesetzt wird.

Kommunikation mit Beschäftigten

Leitfaden Verbesserung der Information und Kommunikation

  • In einer stationären Einrichtung gab es Probleme in der übergreifenden internen Kommunikation. Daher wurde ein Kommunikationsleitungsteam für Gesprächsrunden auf Leitungsebene zum Austausch aktueller Themen, Probleme und Konflikte benannt und diese gezielt mit dem Schwerpunkt „Empathisch zuhören und gehört werden“ gecoacht.
  • In einigen Einrichtungen fühlten sich die Mitarbeiter schlecht informiert – gerade über aktuelle Entwicklungen und geplante Veränderungen. Daher wurde dort entscheiden, gemeinsam mit dem Coach eine Hauszeitung zu erstellen. Zielgruppe sind jedoch nicht nur alle Mitarbeitenden, sondern auch Bewohnende und Angehörige. Die Mitarbeitenden haben hierfür einen redaktionellen Arbeitskreis aus Interessierten (Mitarbeitende, Bewohnende und Angehörige) gebildet. Neben der Hausleitung steuern auch alle Beteiligten für ihre Rubrik Beiträge und Fotos bei, die dann vom Redaktionsteam besprochen und veröffentlicht werden.
    Hierbei ist zu erwähnen, dass auch Mitarbeitende in Elternzeit und Langzeiterkrankte die Ausgabe erhalten, um den Kontakt zur Einrichtung nicht zu verlieren.
  • In einer stationären Einrichtung wurde eine Mitarbeiter-App programmiert, die über das Projekt und die Projektumsetzungsstände informiert und zukünftig auch für die interne Kommunikation genutzt werden soll. Alle Mitarbeitenden und auch der Coach haben einen Zugang zur App erhalten und können Informationen einstellen. 

Leitfaden Mitarbeitergespräche:

  • Eine ambulante Einrichtung hat sich für die Erstellung einer verbindlichen Kommunikationsmatrix als strukturiertes Instrument für die regelmäßige und effiziente Durchführung von Teamsitzungen, Mitarbeitergespräche sowie Personalentwicklungsgespräche entschieden. Die Kommunikationsmatrix, die der Einrichtung als Orientierung dienen soll, wurde gemeinsam mit dem Coach erarbeitet und anschließend implementiert. Außerdem wurde ein Gesprächsleitfaden für die Durchführung von Mitarbeitergesprächen erarbeitet und eingeführt.

Leitfaden Übergabe:

  • Eine stationäre Einrichtung hat eine Übersichtstafel (Shopfloor-Management-Board) eingeführt, auf der alle relevanten Inhalte der Übergabe visuell dargestellt werden können. Außerdem wird hier mit einer Ampelfunktion und der Benennung von Verantwortlichen gearbeitet, damit keine Information verloren gehen. 
  • In einer ambulanten Einrichtung hat der Coach ein einheitliches Übergabekonzept mit Leitfaden (Inhalte und Regeln) für alle Berufsgruppen eingeführt und den Schwerpunkt der Selbstverantwortung und Selbstfürsorge herausgestellt.

Leitfaden Einarbeitung (nach Elternzeit):

  • Die stationäre Einrichtung hat ein Einarbeitungskonzept für neue Mitarbeitende erarbeitet, um dies anschließend auch übergreifend für den Träger zu nutzen.

Personalentwicklung, Qualifizierung und Führung

Leitfaden Personalgewinnung:

  • In einer stationären Einrichtung erfolgte ein Coaching zum Aufbau einer Arbeitgebermarke. Gemeinsam mit den Mitarbeitenden wurde konkret herausgearbeitet, welche positiven Aspekte die Einrichtung als Arbeitgeber aufweist und in welchen Bereichen Verbesserungspotential besteht. Auch strebt die Einrichtung nun ein Zertifikat für die Auszeichnung ihrer Familienfreundlichkeit an.
  • Eine ambulante Einrichtung hat einen eigenen Flyer mit den Mitarbeitenden gestaltet, der primär zur Mitarbeitergewinnung eingesetzt werden soll. Hier wurde herausgestellt, dass der Pflegedienst einen besonderen Schwerpunkt auf z.B. familienfreundliche Arbeitszeiten legt, aber auch viele Benefits anbietet, wie z.B. flexible Arbeitszeiten, private Nutzung der Firmenfahrzeuge oder auch Einspring-Prämien. Der Flyer wurde mit professionellen Fotos der Mitarbeitenden sowie mit Eindrücken aus dem Pflegedienst gestaltet.

Kommunikation mit Kunden

Leitfaden Information von Angehörigen und Pflegebedürftigen:

  • Eine stationäre Einrichtung hat gemeinsam mit dem Coach einen Gesprächsleitfaden zur Konfliktvermeidung sowie zur empathischen Kommunikation mit Pflegebedürftigen und Angehörigen mit Bezug zum Leitbild des Trägers erarbeitet. Der neue Gesprächsleitfaden wurde anschließend durch den Coach geschult und nun regelmäßig in Form von wiederkehrenden Fortbildungen langfristig implementiert. 
  • Ein ambulanter Pflegedienst hat einen Gesprächsleitfaden für eine telefonische Zufriedenheitsbefragung der Angehörigen entwickelt, diese durchgeführt und Maßnahmen hiervon abgeleitet.

Leitfaden Beschwerdemanagement:

  • Ein ambulanter Pflegedienst hat eine Kundenbefragung durchgeführt, um Schwierigkeiten in Pflege- und Betreuungssituationen zu identifizieren und Maßnahmen zur Verbesserung der Pflege und Betreuung hiervon ableiten zu können.
  • Ein ambulanter Pflegedienst hat die Entwicklung eines Beschwerdemanagementprozesses mit Dokumentationsbogen und anschließender Implementierung gemeinsam mit dem Coach erarbeitet.

Familienfreundliche Unternehmenskultur

Leitfaden Elternzeitmanagement:

  • Eine stationäre Einrichtung hat mit dem Coach eine Informationsmappe für werdende Eltern erarbeitet. Diese enthält z.B. Informationen zu Antragstellung der Elternzeit, Ansprechpersonen und Anlaufstellen zur Beratung, etc.
  • Eine weitere Maßnahme zu diesem Thema war die Entwicklung eines strukturierten Planungsgesprächs zum Wiedereinstieg nach der Elternzeit.

Um einen Eindruck von den Leitfäden zur Umsetzung guter Arbeitsbedingungen zu bekommen, finden Sie hier den Leitfaden „Verbesserung der Information und Kommunikation“. Dieser wurde bisher am häufigsten umgesetzt und zeigt somit das große Potenzial, die Arbeitsbedingungen hinsichtlich der Vereinbarkeit von Pflege, Familie und Beruf mittels eines Coaches und dem Einsatz der Leitfäden zu verbessern.

Im Rahmen einer Projektgruppe unter der Leitung von Prof. Stratmeyer, Pflegewissenschaftler an der Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg (HAW) ist eine Weiter- und ggfs. Neuentwicklung der Leitfäden mit dem Schwerpunkt Digitalisierung und Entbürokratisierung vorgesehen. Die Projektgruppe setzt sich aus Expertinnen und Experten der Wissenschaft und Praxis zusammen.

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